バーチャルオフィスとは?メリットやデメリット、注意点などポイントをまとめました!

会社を設立する際にバーチャルオフィスを利用するケースがあります。しかし、バーチャルオフィスとはそもそも何なのか知らない人もいるのではないでしょうか。この記事ではバーチャルオフィスのメリットやデメリット、注意点などを紹介しましょう。

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バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは何なのか簡単に解説しましょう。

事業用の住所を提供するサービス

バーチャルオフィスとは事業のための住所を提供するサービスです。会社を設立する際には会社の所在地として住所を登録する必要があります。通常は自宅や賃貸オフィスなどを利用するのですが、それらの住所を使うのに不都合が生じることもあるでしょう。これらの問題を解決できるのがバーチャルオフィスです。。

電話番号やファックス番号も利用可能

バーチャルオフィスの中には電話番号やファックス番号も提供しているところが多いです。もし電話がかかってきた場合は、すぐに転送してもらうことができます。そのため、事業用の電話やファックス番号を簡単に持つことができ、問い合わせなどにもスムーズに対応できて便利です。

郵便物の転送サービスもある

バーチャルオフィスに郵便物が届けられた場合はそれを転送してもらうサービスもあります。重要な書類などをスムーズに転送してもらうことができるため困ることはありません。

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バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスとは大きなメリットのあるサービスです。そこで、どのようなメリットがあるのか詳しく紹介しましょう。

費用が安い

バーチャルオフィスは物理的な空間を利用できるわけではなく、住所や電話番号のみを提供してもらうサービスです。そのため、賃貸オフィスやレンタルオフィスといったものを利用するよりも格段に費用を安く抑えることができます。バーチャルオフィスの月々の費用は月額で1,000円程度から利用できるところがあり、ほとんど負担はかからないでしょう。バーチャルオフィスを利用する費用を経費にすることは可能であり、会社設立したばかりで資金が不足している会社にとってはありがたいサービスといえます。

賃貸オフィスをまともに借りるとなると物件によっては月に100万円以上かかるケースもあるのです。レンタルオフィスでも月々に数万円かかるところが多いです。それらと比較すればバーチャルオフィスはとても安く利用できます。

独自の便利なサービスを提供するバーチャルオフィスが多い

単に住所や電話番号を提供するだけではなく、他にもさまざまな付帯サービスを用意しているケースがあります。主に提供されているサービスは下記の通りです。

  • 電話秘書代行
  • 会議室レンタル
  • 受付スタッフ常駐
  • 法人口座開設
  • 法人登記代行
  • ホームページ制作サポート
  • メンター制度

それぞれ独自の魅力的なサービスを提供しています。そのため、これから選ぶ際には、どんなサービスを提供しているのか注目してみましょう。目的に合わせて適切なサービスを選ぶことで会社経営の課題の解決にも役立ちます。

都心部の住所を会社の所在地にできる

バーチャルオフィスは都心部に所在していることが多いです。都心部にあるバーチャルオフィスを利用すれば、会社の所在地を都心部にすることができます。たとえば、東京の都心の一等地にある賃貸オフィスを利用するとなると数千万円もの費用がかかることも珍しくないため、多くの企業は進出することすら困難です。そんな都心の一等地の住所をバーチャルオフィスを利用すれば自社の所在地として活用できます。都心部の住所であれば社会的な信頼は大きいため、営業活動を有利に進められるでしょう。会社のブランディングとしてバーチャルオフィスの活用は効果が大きいのです。

審査がほとんどなくすぐに借りられる

バーチャルオフィスは利用する際に審査がほとんどなくすぐに利用できる点がメリットです。賃貸オフィスを借りたい場合は審査を受ける必要があり、事業内容なども含めて厳しくチェックされます。そのため、賃貸オフィスを借りたくても借りられない会社も存在するのです。レンタルオフィスであっても審査を実施しているところはあります。それらと比較すればバーチャルオフィスはほとんど審査はなく、どのような事業をしていたとしても、社長一人だけの会社であっても、よほどのことがない限りは利用可能です。

プライバシーを守れる

バーチャルオフィスを利用することでプライバシーを守れるというメリットがあります。たとえば、自宅を会社の住所にしてしまうと住所を一般に公開することになるのです。会社のホームページにも自宅の住所を公開することになり、プライバシーが損なわれてしまいます。ひょっとしたら自宅に嫌がらせをされたり、犯罪に悪用されたりする可能性も0ではありません。結婚している場合は家族が迷惑を被るリスクも生じます。バーチャルオフィスを利用すれば自宅の住所を公開せずに会社を設立できます。

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バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスにはどのようなデメリットがあるのか紹介します。

法人口座の開設がしづらい

バーチャルオフィスでは法人口座の開設がしづらいとされています。法人登記を済ませて会社設立の手続きが完了しないと法人口座は開設できません。バーチャルオフィスの住所を会社の所在地として利用すれば法人登記を済ませることはできます。しかし、住所がバーチャルオフィスの場合だと金融機関からの信用を得にくいのです。

個人用口座とは異なり法人口座の開設は厳しい審査が行われます。これは法人口座が犯罪に悪用されるケースが増えており、警察が金融機関に対して審査の厳格化を求めているためです。そのため、基本的にすべての金融機関は法人口座開設の審査を厳しく行っています。

実際にバーチャルオフィスで法人口座を開設できるかどうかは金融機関の判断次第です。ただし、きちんとした取引実績があり、従業員もある程度いて規模の大きな会社でないと、バーチャルオフィスの住所では信用されにくいでしょう。

融資を受けづらい

バーチャルオフィスを住所としている会社は、法人口座の開設だけではなく金融機関から融資を受けづらいというデメリットもあります。法人口座開設の場合と同様に融資の際にも厳しい審査が行われるからです。バーチャルオフィスが住所であり、なおかつ設立したばかりの会社は社会的な信用があまりありません。そのため、融資を申し込んだとしてもすぐに断られる可能性が高いでしょう。もし融資を受けたいのであれば、きちんと会社の実態を説明して信用してもらうことが大切です。

許認可を取れないケースがある

事業内容によっては会社を設立してから許認可を得る必要のある場合があります。しかし、バーチャルオフィスを会社の住所としていると許認可を取れないケースがあるため注意しましょう。許認可の申請をすると行政がさまざまな点をチェックします。事業の内容によっては、物理的なオフィス空間が用意されていて、日常的に利用できることを求められる場合があるのです。バーチャルオフィスではこのような条件を満たすことができず許可を得られないでしょう。

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バーチャルオフィスの利用が向いているケース

バーチャルオフィスはどのような会社が利用するのに適しているのか、向いているケースについて紹介しましょう。

オフィスや事務所が必要ない会社

会社を設立するけれどもオフィスや事務所は必要ないというケースはバーチャルオフィスの利用が適しています。たとえば、ネット上で商品を販売するだけのサービスであり、対面で顧客と接する必要がないタイプのビジネスの場合は、バーチャルオフィスでも十分でしょう。そのようなタイプの事業はたくさんあるため、バーチャルオフィスを利用する会社はたくさんあるのです。

都心の住所でブランディングしたい会社

会社のブランディングのために都心の住所を欲しい場合はバーチャルオフィスの利用が適しています。バーチャルオフィスの中には都心部に立地しているケースが多いからです。バーチャルオフィスを利用して都心の住所で法人登記を済ませることができれば、会社の住所は都心に位置することになります。たとえば、ネットショップを開設する際に、会社の所在地が都心の一等地になっていると、利用者に信頼されやすくなるでしょう。普通の一軒家やマンションの住所よりも都心の住所が会社の所在地になっている方が安心感があるのです。バーチャルオフィスを利用するだけで簡単にブランディングできて、費用負担もほとんどかからないため大きなメリットを得られます。

自宅の住所を公開したくない人

自宅の住所を公開して会社を設立することに抵抗のある人にはバーチャルオフィスの利用がおすすめです。たとえば、事業規模が小さいため賃貸オフィスなどは必要なく、自宅で会社を設立するケースは少なくありません。この場合、自宅を会社の所在地にする必要があるため、そのことに抵抗を感じるのであればバーチャルオフィスを利用すると良いでしょう。バーチャルオフィスの住所を利用して法人登記をすれば、自宅の住所を一切公開せずに会社の設立ができます。

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まとめ

バーチャルオフィスとは、事業用に住所や電話番号などを提供してくれるサービスのことです。実際にオフィスの空間を借りるわけではなく、住所や電話番号などのみを利用するためバーチャルオフィスと呼ばれています。バーチャルオフィスは費用が安く、都心の住所を手に入れることができ、プライバシーも守れるといったメリットがあります。ただし、バーチャルオフィスは社会的な信用を得にくく、法人口座の開設や融資を受ける際に審査で不利になるというデメリットもあるため注意しましょう。

バーチャルオフィスの利用について不安や悩みなどを抱えている人はぜひとも会社設立の専門家である経営サポートプラスアルファをご利用ください。
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