会社設立をする際には、多くの必要書類を用意しなければなりません。必要書類が不足していると法務局の手続きでトラブルになってしまう可能性があり、適切かつ確実に必要書類を用意しなければなりません。
必要書類を用意しなければならないことは理解できるはずですが、「結局どの書類が必要なのか」は理解が難しいでしょう。今回は会社設立に求められる様々な必要書類について、全員が用意するものと条件次第で用意するものをそれぞれご説明します。
会社設立で全員が用意する必要書類
会社設立では多くの必要書類があります。それらの中でも全員が用意する必要書類は以下のとおりです。
- 登記申請書
- 収入印紙貼り付け台紙
- 定款
- 資本金の払込みを証明する書類
- 印鑑証明書
- 印鑑届書
- 登記事項
それぞれ、会社設立の必要書類としてどのようなものであるのか具体的にご説明します。
会社設立の必須書類1：登記申請書
会社設立にあたり法人登記手続きをしたい事実を伝える書類です。こちらの書類を法務局に提出することで会社設立が進みますので、必要書類として必ず用意しなければなりません。
登記申請書はどの種類の会社設立をするかによって書式が異なっています。主に株式会社向けか合同会社向けを利用するはずですので、必要なものを選択して会社設立に向けた準備をしましょう。
具体的に会社設立で必要な書式は、法務局の公式サイトにサンプルが公開されています。サンプルはダウンロードして編集できるようになっていますので、自分で最初から作らなくともサンプルを編集する形で必要書類を作成できるようになっています。
内容については書式を確認してもらえれば分かりますが、会社設立にあたり基本となる情報が中心です。例えば商号や本店所在地、資本金の額などが示されています。内容からしても会社設立の必要書類の中で要となるものだと言えるでしょう。
また、書式には添付書類として会社設立の必要書類が書かれています。必ず全ての書類が必要になるわけではありませんが、ここに含まれている書式を利用すれば自分で必要書類が作りやすい場合があります。会社設立の際は可能な限り法務局から書式をダウンロードして、必要書類の書式について把握しておくと良いでしょう。
参考： 法務局・法人登記の申請書様式（株式会社）
参考： 法務局・法人登記の申請書様式（合同会社）
会社設立の必須書類2：収入印紙貼り付け台紙
登記申請書と併せて会社設立の際は登録免許税の支払いが必要です。株式会社は最低15万円、合同会社は最低6万円と定められていて、登記申請書とともに必要な金額の支払いをします。
この支払いは事前に済ませておいて、支払いした事実を示すこちらの書類を提出するのが一般的です。実際、登記申請書の書式には「登録免許税の収入印紙を貼付した台紙」と呼ばれる書式が含まれていますので、こちらに必要な登録免許税部分の収入印紙を貼り付けて提出します。
会社設立の必須書類3：定款
定款は「会社の憲法」とも呼ばれる重要な必要書類です。会社の基本的なルールが定められているもので、会社法で最低限記載しなければならない「絶対的記載事項」も定められています。こちらの事項が記載されていなければ、必要書類として認められないのです。具体的な絶対的記載事項は以下のとおりです。
- 商号
- 目的
- 本店所在地
- 資本金
- 発起人(合同会社の場合は社員)の氏名や住所
ただ、絶対的記載事項として定められている内容だけでは、会社のルールとしては不足するケースが大半です。そのため、会社法で定められている項目以外の「相対的記載事項」と「任意的記載事項」も一般的には記載します。定款に記載しなければトラブルの原因となる事項などを明確に記載しておくのです。
なお、定款も法務局の公式サイトに書式が公開されています。こちらの書式には絶対的記載事項以外も含まれていますので、必要書類を作成するにあたり具体的に何を記載するべきかが掴みやすくなっています。
会社設立の必須書類4：資本金の払込みを証明する書類
会社設立では資本金を用意する必要があります。この資本金を支払った事実を証明するための必要書類を作成します。特定の書式はありませんが法務局に「払込証明書」と呼ばれる必要書類の見本が公開されています。こちらを参考にして必要書類として完成させるようにすると良いでしょう。
資本金の払込みを証明する書類は、株式会社設立か合同会社設立かによって記載内容が少々異なっています。ただ、意味合いとしては大きく違いがありません。以下のとおり資本金の払込みができていることを証明します。
- 株式会社設立：発起人の誰か1人の銀行口座に資本金が払込みされているか
- 合同会社設立：社員の誰か1人の銀行口座に資本金が払込みされているか
資本金の出資割合は定款に記載されています。そのため、複数人で資本金を用意する場合は、そこに記載されているとおりに資本金の払込みをしなければなりません。金額が一致していても定款の出資割合と差異があると必要書類としての意味をなさなくなります。
なお、必要書類を作成するにあたり意識しておきたいのは、「資本金の払込み先は個人口座である」ということです。必要書類の作成で勘違いする人が多いですが、この段階ではまだ会社設立ができていませんので法人口座の開設はできません。まずは個人口座に資本金を払込みして、それを証明する必要書類を作成するのです。
また、こちらの必要書類には添付資料として払込みが完了している事実を証明できるものが求められます。上記で払込みした銀行口座の通帳コピーなどを用意して、定款のとおりに資本金が払込みできていると証明できるようにしましょう。
会社設立の必須書類5：印鑑証明書
役員に就任する個人の印鑑証明書が必要です。つまり、以下に該当する人の印鑑証明書が会社設立の必要書類となります。
- 株式会社：役員に就任する人
- 合同会社：設立時の社員に該当する人
株式会社設立と合同会社設立で対象となる人は異なりますが、必要書類としては印鑑証明書で同じです。
会社設立で求められる印鑑証明書は、不動産売買などでも利用する一般的なものです。つまり、住民票のある市区町村の役場で手続きをして取得できるものを指します。会社設立でも印鑑証明書が必要書類となりますので、忘れずに取得するようにしておきます。
ただ、印鑑証明書を取得するためには事前に印鑑登録が必要です。印鑑登録の手続き自体も住民票のある市区町村の役場でできますので、会社設立にあたり印鑑登録が完了していない場合はまず印鑑登録から済ませるようにしましょう。印鑑登録を忘れていると、会社設立の必要書類が揃うタイミングが遅くなってしまいます。
特に印鑑登録は条件次第では即日手続きが完了しません。印鑑登録が完了していないならば、まずは住民票のある市区町村の印鑑登録手続きを確認し、可能な限りはやく動き出しましょう。
会社設立の必須書類6：印鑑届書
会社として利用する実印を登録するための必要書類です。上記でご説明した印鑑は「個人の実印」に該当し、こちらの書類で登録するのは「法人の実印」です。契約などの場では法人として実印を押印する場面がありますので、会社設立の手続きでこちらも登録します。
基本的には印鑑届書の書式に沿って必要な情報を記入すれば簡単に必要書類としては完成します。ただ、登録できる印鑑のサイズは定められていて、1つの辺が10mm以上30mm以下が条件です。これは印鑑届出書に設けられている印鑑の押印欄のサイズで、このサイズに収まる印鑑でなければならないのです。
また、法人で利用する実印は代表者の数だけ登録ができます。そのため、代表取締役や代表社員が複数いる会社設立ならば、こちらの必要書類も複数枚提出が可能です。
なお、代表者が複数人居てそれぞれが別の実印を登録するならば、それぞれ別の印鑑を利用する必要があります。同じ会社の中でも別の代表者が登録している実印を利用することは認められていないのです。これは同じ印鑑が登録されてしまうと、誰がその印鑑を押印したのか証明できなくなってしまうからです。
会社設立の必須書類7：登記事項
登記すべき事項を全てまとめた必要書類も用意します。登記申請書に会社設立の情報はまとめられているのですが、それとは別にまとめた必要書類が求められます。
登記事項に記載しなければならない事項は定められています。それらの事項について登記申請書や定款など、別の必要書類と相違が無いようにこちらにも正確に転記します。二度手間のように感じてしまうかもしれませんが、登記申請書とは別にこの登記事項も必要書類として提出します。
なお、登記事項は情報を転記するだけですので、紙などの印刷物で作成するのは手間になります。そのため、手間を削減するために電子媒体での提出が可能です。CD-RやDVD-Rなどの電子媒体にメモ帳やWordで作成したファイルを書き込み、電子媒体のまま提出できます。こちらを利用すると必要書類作成の手間が省けますので、こだわりがなければこちらの方法がおすすめです。
会社設立で特定の条件下で用意する必要書類
会社設立では特定の条件下でのみ用意する必要書類があります。特に株式会社と合同会社では必要書類が異なりますので株式会社でのみ必要となるものがあるのです。それらを含め具体的には以下が該当します。
- 発起人(代表社員)決定書
- 取締役の就任承諾書
- 監査役の就任承諾書
必要に応じて用意する会社設立の必要書類についてもご説明します。
会社設立の必要書類1：発起人(代表社員)決定書
株式会社設立ならば発起人決定書、合同会社設立ならば代表社員決定書が必要書類となる場合があります。これらは定款などで定められていない事項を別途決定した場合に作成する必要書類です。
こちらの必要書類が求められる代表例が「定款に本店所在地を番地まで記載していない状況」です。会社設立時の定款は、本店所在地を最小行政区までしか書かない会社が多いのです。そのため、詳細な番地まで含めた本店所在地を別途決定し、発起人決定書や代表社員決定書として残しておきます。
会社設立の必要書類2：取締役の就任承諾書
株式会社設立の場合は、取締役への就任を承諾したことを示す必要書類を用意します。取締役への就任は会社からの依頼を承諾してもらうことで成り立ちます。そのため、依頼した事実と承諾した事実を示すためにこちらが必須です。
就任承諾書は役職名と日付、氏名などが記載されていれば必要書類として認められます。特別な書式が定められているものではありませんので、法務局のサンプルを参考に必要書類を作成して差し支えありません。
なお、取締役が複数人いる場合には、それぞれの取締役について就任承諾書を用意する必要があります。全員分が揃わなければ必要書類の不備となりますので、取締役の人数が多い会社設立となる場合は時間に余裕を持ちましょう。
会社設立の必要書類3：監査役の就任承諾書
会社設立時に監査役を用意する場合には監査役の就任承諾書が必要です。取締役の就任承諾書と同様に、監査役についても会社からの依頼を承諾してもらったことをこちらの書類で証明します。
ただ、監査役は全ての会社で必要となる役職ではありません。取締役会が設置されていない場合や取締役会が設置されていても会計参与が置かれている場合は監査役が必須ではないのです。そのため、監査役を意図的に置く場合のみに用意する必要書類です。
まとめ
会社設立の必要書類についてご説明しました。会社設立には多くの必要書類がありますので、抜け漏れなく作成するようにします。また、必要書類の内容に不備があると会社設立に手間取りますので、不備が無いようにも注意します。
ご説明したとおり、会社設立の必要書類は多く初心者では不安を感じる人も多いものです。そのため、自分での会社設立が不安であれば経営サポートプラスアルファにご相談ください。弊社では手数料無料・24時間受付で会社設立のサポートを行っていますので、会社設立に向けてスムーズにサポートを開始できます。