税務調査では様々な資料の有無を確認され、請求書があるかどうかも確認されます。
請求書がないと本当に取引したかどうかが確認できず、税務調査で指摘を受ける原因になりかねません。
本来は管理する義務がありますが、何かしらの理由で請求書が手元にない人もいるでしょう。
今回は請求書が手元にない場合の問題とその時の対応についてご説明します。
税務調査とはなにか
最初に理解しておいてもらいたいのは、税務調査がどのようなものであるかです。
この点を理解しておかないと、領収書がない状況の問題点を把握できないため、ここから解決していきましょう。
確定申告の内容を確かめる作業
税務調査とは税務署が過去の確定申告について、その内容が正確であるかどうかを確かめる作業です。
基本的に確定申告は内容に不備がなければ税務署が受け付け、その内容にしたがって処理されます。
もし、間違いがあったとしても、受付時に判断できるようなものでない限りは指摘されません。
しかし、これでは確定申告にあたって虚偽の内容で申告する人や法人が出てきてしまいます。
そのような状況を止めるために、税務署は確定申告の内容を吟味する作業を設けているのです。
そして、何かしら問題点があると判断した場合に税務調査が実施されます。
また、税務調査が実施されるのは確定申告している人だけではありません。
本来、確定申告する義務があるにも関わらず、確定申告していない人も調査対象となります。
請求書がないと焦っている人で確定申告していない人はいないはずですが、確定申告していなくとも税務署は調査に乗り出してきます。
税務調査官が現地で調査
税務調査は書類などを確認するだけではなく、税務署から税務調査官が現地に訪れて調査します。
確定申告にあたっては売り上げや経費などを示しているはずであるため、これらの内容が正しいかどうか現地で確認するのです。
この際に領収書や請求書がないと、税務調査官に示すものがなくなってしまいます。
また、これら書類を確認する作業にとどまらず、税務調査では対象者へのヒアリングも実施されます。
どのような事業を営んでいるかなどを把握して、請求書がないのか隠しているのかなどの判断に利用するのです。
税務調査は現地で書類などを確認するだけの作業だと思われがちですが、ヒアリングから実地調査、結果の通達までいくつもの流れがあるのです。
申告に問題がある場合は修正申告などが必要
税務調査の結果として確定申告に問題があると判断されると修正申告が必要です。
修正申告はその名のとおり、確定申告の内容を修正する作業を指します。
自分で間違いに気づいて修正申告することもあれば、税務調査の結果として修正申告することもあります。
修正申告で気をつけるべきは、書類の提出だけではなく納税が必要となる点です。
請求書がないなどの理由で現在の申告が認められない場合は、正しい数字に変更した際の税金を算出して納税しなければなりません。
現時点での納税額と本来納税すべき額に差がある場合、その額を納める必要があります。
しかも、請求書がない状態で修正申告するとなると、本来納税すべきタイミングよりも遅れた納税になってしまいます。
この場合、納税が遅れたことに対するペナルティも発生してしまい、通常より多くの税金を納めることになるのです。
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税務調査で請求書がないとどうなるのか
税務調査の概要についてご説明したため、続いては税務調査で請求書がないとどうなるのか具体的にご説明します。
取引の事実を証明しにくくなる
税務調査を受けるにあたって請求書がないと、取り引きの事実を証明しにくくなる問題が発生します。
厳密には請求書がない状態でも取り引きを証明することは可能ですが、税務署が認めてくれない可能性があるのです。
請求書がないことで取り引きが事実だと認められないと、確定申告の内容に不備がある状態になってしまいます。
つまり、修正申告が必要となってしまうのです。
修正申告するとなると不足している税金に加えてペナルティも支払うことになるため、大きな負担が生じてしまう可能性があります。
実際に取り引きがあったにも関わらず請求書がないことで認められないと、確定申告する側にはデメリットしかありません。
請求書を保管しておくことは経営する側にとって非常に重要なのです。
税務調査官に疑問を抱かれる
請求書がない状況が税務調査官に疑問を抱かれる原因となってしまいます。
一般的に何かしらの取引をするにあたっては請求書の発行作業があるはずです。
請求書がない状況は請求書の発行を受けていない、不正をしていると疑われてしまいます。
実際には請求書を受け取っていても、何かしらの理由で請求書を紛失してしまうことはあるでしょう。
そのため、税務調査官に疑問を抱かれてしまうことは心外かもしれません。
しかし、請求書などは保管しておいて当たり前のものであるため、これを紛失している状況は疑われてもやむを得ないのです。
なお、時には請求書の発行なしでお金のやり取りだけをするかもしれません。
このような取り引きでは請求書がない状況が正しいですが、税務調査官に疑われてしまうでしょう。
請求書の発行がないならば発行を依頼するべきです。
税務調査に備え請求書以外も揃えておくべき
税務調査にあたって領収書がないと、取引の証明ができず不利になる可能性があります。
同様に領収書などの書類も保管しておかなければ、税務調査で指摘される原因となりかねません。
基本的に確定申告の証拠となる書類は5年間保管しておかなければなりません。
保管については義務付けられているため、請求書に限らず領収書なども適切に管理するようにしましょう。
請求書がない状態で領収書もないと、「必要な書類を適切に管理していない」との印象を与えてしまいます。
このような印象を与えることは税務調査において避けたい事象であるため、請求書に限らずすべての書類は適切に保管しましょう。
税務調査前に請求書がないときにやるべきこと
ご説明したとおり税務調査にあたっては請求書が必要です。
もし、請求書がないならば以下の対応を進めてみましょう。
請求書の再発行を依頼する
受け取ったはずの請求書がないならば、請求書の再発行を依頼してみましょう。
取引先によっては請求書を改めて発行してくれるため、それを保管しておけば差し支えありません。「再発行」などの文言が追記される場合もありますが、そちらについても基本的には問題ありません。
請求書を再発行してもらうと、手元に請求書がない問題は解決できます。
ただ、相手側には改めて請求書を発行してもらうため、迷惑をかけてしまう解決方法です。
相手側の繁忙期などは対応を拒まれてしまうかもしれません。
また、何度も取引先に請求書の再発行を依頼すると「請求書の管理ができない」との印象を与える可能性があります。
このような印象を与えてしまうと、取引にあたっての信用力にも影響が出るかもしれません。
再発行してもらえる可能性はあるものの、依頼頻度などはよく考えるべきです。
請求書以外で証拠になるものを用意する
請求書がない状態であっても、請求書以外で取引を証明できれば差し支えありません。
一般的には請求書を利用されますが、必ずしも用意しなければならないとは限らないのです。
公共交通機関の利用のように請求書の発行されない取引もあるため、請求書以外でも証明できるようになっています。
請求書の代わりに利用できる資料はいくつもありますが、例えば以下が挙げられます。
- レシート
- 領収書
- クレジットカードの利用明細書
- 金融機関の振込明細書
- 納品書
- 取引の事実がわかるメールや書面
請求書の代わりとするため、取引内容が把握できるものを選択しなければなりません。
例えば取引金額だけではなく、取引の日付や取引先名称などの記載が必要です。
また、どのようなサービスや商品の取引であったのかも確認できなければなりません。
請求書がない状態でも、これらの資料であれば用意できる可能性が高いでしょう。
請求書がないならば一旦は諦めて別の資料を探すべきです。
修正申告する
どうしても請求書がなく代わりの資料も用意できないならば、修正申告する選択肢があります。
申告している取引について税務調査で証明する手立てがないため、諦めて申告に含めないようにするのです。
何も資料がない状態で経費を認めてもらうのは難しいため、潔く修正申告することも考えましょう。
請求書がないために修正申告すると、追加で税金を納めることになります。
請求書が無い部分の経費を差し引いて算出された税額との差分を納めるのです。
また、納税が遅れていることになるため、遅れたことに対するペナルティが発生します。
ただ、自分で請求書がないことに気づき修正申告しておくと、税務調査で指摘されることはなくなります。
税務調査で請求書がないことを指摘されるかどうかはペナルティの内容に影響するため、どうしようもないと気付いたならば自分で修正申告した方が良いでしょう。
税理士に相談する
請求書がないなど確定申告の問題に気付いた場合は、税理士に相談するようにしましょう。
専門家の意見をもとに対応した方が安心できるため、いち早く相談すべきです。
また、税務署から税務調査の日程調節を依頼された段階で税理士に相談しておくのが一番です。
請求書がない問題だけではなく、他の問題も抱えている可能性があります。
税務調査ではそのような問題もまとめて解決しておかなければなりません。
相談先は日頃から確定申告のサポートをしてくれている税理士で差し支えありません。
もし、日頃からサポートを受けられる顧問税理士がいないならば、税理士法人経営サポートプラスアルファへご相談ください。
まとめ
税務調査で請求書がないとどうなるかについてご説明しました。
請求書は取引の証拠となる重要な資料であり、請求書がなければ申告内容が税務署に認められない可能性があります。
ただ、請求書は保存しておくに越したことはありませんが、請求書以外で代用できる場合もあります。
請求書がないと気付いた場合は、ご説明した代用できる資料がないか探してみましょう。
なお、税務調査の依頼が来た場合は、請求書があるかどうか探す前に税理士へ相談しましょう。
もし、相談先がわからないならば、プロ集団である税理士法人経営サポートプラスアルファへご相談ください。
請求書の対応を含め税務調査対策全般をサポートします。